Șabloanele de documente din Vision App Maker generează documente precum oferte, contracte, facturi sau certificate pe baza datelor din aplicație. Șabloanele se proiectează în App Factory Studio și se folosesc în fluxuri pentru a produce fișiere PDF sau Word.
Structura unui șablon
Șabloanele se gestionează din meniul Templates al App Factory Studio. Un șablon este format din trei tipuri de secțiuni:
- Header;
- Paragraph: un șablon poate avea mai multe secțiuni de tip paragraf de nivel superior;
- Footer.
Orientarea paginii este portrait sau landscape. Fiecare secțiune are resurse pentru fiecare limbă, astfel încât un singur șablon poate produce același document în mai multe limbi.
Conținutul unui șablon
Conținutul secțiunilor se scrie în HTML sau se construiește cu același meniu de editare folosit pentru view-uri. Spre deosebire de view-uri, șabloanele nu au evenimente.
Un șablon combină conținut static, precum text, imagini și simboluri, cu date dinamice. Datele dinamice provin din baza de date sau din rezultatul regulilor de business. Regulile pot modifica și comportamentul anumitor zone din document, de exemplu pentru a afișa sau a ascunde un paragraf.
Generarea documentelor
Documentele se generează în cadrul fluxurilor, pe baza datelor colectate până în acel moment. Un pas din flux poate afișa utilizatorului documentul generat, pentru verificare, iar documentele pot fi regenerate când datele se schimbă.
Șabloanele produc documente PDF completate cu datele din aplicație. Un document generat poate purta un număr de înregistrare și un cod QR.
Plugin-urile leagă șabloanele de fluxuri și reguli:
| Plugin | Ce face |
|---|---|
| RenderTemplate | Randează un șablon, pe baza identificatorului său. Se folosește de obicei pentru a permite utilizatorului să descarce un document. |
| SendEmailWithTemplateAttachment | Trimite un e-mail cu un șablon randat ca atașament. |
| SendEmailWithTemplateBody | Trimite un e-mail al cărui corp este un șablon randat. |
| SendEmailWithAttachment, SendEmailWithMultipleAttachments | Trimit e-mailuri cu unul sau mai multe fișiere existente atașate. |
Operatorul de regulă DocxToPdf convertește un document Word în PDF. Documentele generate pot fi semnate automat cu un certificat de tip sigiliu electronic, fără intervenție umană.
Procesarea fișierelor PDF și Office
Alte plugin-uri și operatori de regulă lucrează pe fișierele generate sau încărcate.
| Sarcină | Plugin-uri și operatori |
|---|---|
| Marcarea fișierelor PDF | AddPdfWatermark, AddStampToPDF (ștampilă cu număr și dată), AddStampAsTextToPdf (ștampilă text cu datele de înregistrare și aprobator), AddCommentToPdf, AddExtraPageToPdf |
| Coduri QR | AddQRCodeToPdf, GetQRCodeFromText |
| Informații despre PDF | GetPdfPageNumber |
| Ieșire Excel | WriteEntityToExcel, WriteEntityToFormattedExcel, WriteMatrixDataToFormattedExcel |
| Metadatele fișierelor .docx, .xlsx și .pdf | GetDocMetadata, GetAllMetadata, SetDocMetadata, DeleteDocMetadata |
| Extragerea textului | ExtractText, pentru textul din conținutul sau imaginile fișierelor PDF, Word și Excel |
| Stocare, versiuni și arhive | CompressBytes, CreateDocumentDeltaPatch, ApplyDocumentDeltaPatch, GetHash, PackFileInArchive |
Managementul documentelor
Documentele generate și cele încărcate sunt gestionate în platformă. Funcționalitățile de management al documentelor includ:
- preluarea fișierelor și imaginilor de la scanere, din e-mail, prin import în masă și prin încărcare drag-and-drop;
- reguli care fac obligatorii anumite tipuri de documente la un anumit pas din flux;
- coduri de bare, coduri QR și numere de înregistrare tipărite sau aplicate pe documente;
- câmpuri de metadate nelimitate, pentru clasificare, indexare, căutare și filtrare;
- OCR automat pentru fișierele imagine și PDF, cu căutare full-text în textul extras;
- înregistrarea, rutarea sau asocierea automată cu fluxurile în timpul scanării;
- previzualizarea tipurilor uzuale de fișiere în interfață;
- un ciclu de viață al documentului: creare, modificare, validare, aprobare, publicare și arhivare;
- check-out și check-in, cu numere de versiune automate și comentarii pe versiune;
- istoric al versiunilor cu restaurare, detectarea duplicatelor după nume și conținut și stocarea diferențială a versiunilor consecutive;
- compresie fără pierderi la salvare și criptare la stocare și în tranzit;
- un link de acces unic pentru fișa fiecărui document și trimiterea pe e-mail direct din arhivă;
- un jurnal al activităților de vizualizare, modificare, ștergere, aprobare și versionare, cu notificări la modificări;
- arhivarea în funcție de tipul documentului și termenul de păstrare.
Fiecare utilizator are un spațiu de lucru personal pentru documentele care nu sunt legate de un flux. Documentele sunt grupate în dosare și pot fi editate, descărcate, vizualizate pe versiuni și descrise prin metadate.
Semnare și arhivare
Documentele pot fi semnate electronic cu un certificat calificat, iar versiunea originală și cea semnată sunt stocate împreună. Plugin-urile încarcă și documente într-o arhivă electronică autorizată, cu metadate precum emitentul, nivelul de clasificare și termenul de păstrare. Depozitele externe de documente, precum SharePoint, Alfresco și Liferay, sunt accesate prin plugin-uri dedicate.
