Vision App Maker permite semnarea electronică a documentelor direct din portal și înregistrează ce se întâmplă cu utilizatorii, datele, documentele și procesele. Semnătura susține nerepudierea: acțiunile și documentele semnate pot fi atribuite utilizatorilor care le-au inițiat.
Semnătura electronică
Portalul suportă două tipuri de certificate digitale pentru semnătura electronică. Tipul de semnătură se setează în profilul fiecărui utilizator.
| Tip | Unde se află certificatul | Cum se semnează |
|---|---|---|
| Semnătură locală | Pe un token conectat la stația de lucru a utilizatorului | Portalul apelează Vision Desktop Experience, care folosește certificatul de pe token pentru a semna documentul |
| Semnătură la distanță (cloud) | În cloud-ul unui furnizor de servicii de încredere, fără token fizic | Platforma extrage hash-ul documentului și îl trimite spre semnare pe serverul de semnătură al furnizorului |
| Sigiliu electronic | Un certificat de tip sigiliu disponibil platformei | Documentele generate automat sunt semnate fără intervenție umană |
Utilizatorii portalului intern semnează documentele direct în portal, fără să le descarce. Documentele sursă și fișierele de semnătură valide sunt stocate împreună.
Semnătura locală cu Vision Desktop Experience
Semnarea locală necesită aplicația Vision Desktop Experience pe stația de lucru. Utilizatorul configurează în aplicație un profil de semnare.
- denumirea profilului;
- adresa portalului din care se semnează documentele;
- contul de utilizator din portal care va semna;
- certificatul folosit la semnare.
Odată marcat ca activ, profilul este folosit automat. Când o funcționalitate din portal necesită semnătură, portalul cere permisiunea de a deschide aplicația locală. Utilizatorul introduce parola certificatului, iar documentul este semnat în portal.
Portalul afișează în browser dacă token-ul utilizatorului este operațional și dacă are sincronizat un certificat în cloud. Utilizatorul poate schimba certificatul activ între cele două. Vision Desktop Experience se poate actualiza tot din portal.
Semnătura la distanță
Pentru furnizorul ales se configurează datele de acces și modul de conectare. Platforma este integrată cu mai mulți furnizori consacrați de semnătură electronică în cloud.
Semnătura olografă
Vision Desktop Experience conectează și tablete de semnătură. Documentul de semnat este afișat automat pe tabletă, iar solicitantul îl semnează acolo.
Logging
Platforma păstrează trei tipuri principale de log-uri.
| Log | Ce conține |
|---|---|
| Log de aplicație | Toate înregistrările generate de App Maker Engine, pentru fiecare domeniu de aplicații instalat; stocate în baza de date și afișate în zona de administrare |
| Log de acces | Fiecare încercare de autentificare și rezultatul ei, inclusiv încercările eșuate |
| Audit pe entități de date | Toate modificările aduse anumitor entități de date |
Prin aceste log-uri, platforma poate înregistra:
- evenimente generale ale sistemului;
- încercări de autentificare reușite și eșuate;
- acțiunile utilizatorilor și operațiunile administrative;
- modificări asupra datelor și asupra documentelor;
- evenimente din fluxurile de lucru;
- cereri și răspunsuri procesate de API Gateway.
Ecranul de log-uri listează înregistrările cu utilizator, dată, tip, context sursă și mesaj tehnic. Fiecare înregistrare poate fi deschisă pentru audit, depanare, monitorizare sau investigarea incidentelor.
Auditul și trasabilitatea proceselor
Fiecare înregistrare, fie cerere, fie entitate, are o listă de istoric care se completează automat la fiecare acțiune. Fiecare intrare arată:
- utilizatorul care a efectuat acțiunea;
- data acțiunii;
- starea cererii înainte și după acțiune;
- descrierea acțiunii.
Portalul afișează și un timeline cu acțiuni și stări, modificările de stare ale fiecărei instanțe și un audit trail pe utilizator și pe proces.
Trasabilitatea documentelor
Trasabilitatea documentelor se bazează pe versionare, metadate, audit și semnătură electronică. Platforma poate urmări următoarele acțiuni asupra documentelor:
- creare, încărcare, vizualizare și modificare;
- aprobare, semnare și transmitere;
- arhivare și ștergere;
- restaurarea unei versiuni anterioare;
- asocierea la fluxuri sau dosare.
Documentele se modifică după check-out. La check-in, numărul versiunii crește automat, iar utilizatorul poate adăuga un comentariu. Platforma diferențiază versiunile și poate restaura versiunile anterioare.
- Se pot configura notificări și alerte la modificarea documentelor.
- Acțiunile disponibile depind de starea documentului și sunt controlate prin roluri și permisiuni.
- Documentele pot fi criptate atât la stocare, cât și în tranzit.
