Cereri, documente și aprobări interne reunite într-un singur spațiu digital pentru o instituție publică centrală
Vision a livrat o platformă de management al fluxurilor și documentelor care aduce procesele interne ale unei instituții publice centrale, de la concedii și delegații la achiziții și concursuri, într-un singur spațiu digital, cu istoric complet de audit.
Proiectul a fost realizat pentru o instituție a administrației publice centrale, cu o rețea națională de oficii teritoriale, care deservește cetățeni și companii. Instituția a vrut ca munca internă, adică cererile, aprobările, documentele și procesele de personal, să ruleze pe o singură platformă digitală guvernată, în locul hârtiei, al e-mailului și al instrumentelor separate.
Provocările inițiale
Procesele interne circulau prin formulare pe hârtie, printuri semnate, schimburi de e-mailuri și foi de calcul. O cerere de concediu, un ordin de delegație sau o nevoie de achiziție putea trece prin mai multe departamente, fiecare cu propria metodă de înregistrare și aprobare.
Era greu de știut unde se află o cerere, cine trebuie să acționeze mai departe și cât durează fiecare pas. Documentele erau în locuri diferite, aprobările depindeau de semnături fizice, iar aceleași date despre angajați se țineau în mai multe liste. Conducerea nu avea informații sigure despre volumul de lucru și timpii de procesare, iar fiecare audit însemna reconstituirea manuală a istoricului. Toate acestea trebuiau să rămână aliniate la procedurile interne și la actele normative.
Soluția inteligentă
Vision a livrat o platformă de management al fluxurilor și documentelor interne, construită pe platforma low-code Vision și instalată în infrastructura proprie a instituției. Fiecare proces este modelat ca un flux de lucru cu pași, roluri, termene și documente definite, astfel încât aceeași logică se aplică de fiecare dată și fiecare acțiune este înregistrată.
Angajații lucrează dintr-un singur portal intern, cu panou personal, un meniu de module și un loc unic pentru cereri, sarcini și notificări. Cetățenii și candidații folosesc un portal extern separat pentru programări la audiențe și înscrieri la concursuri. Documentele sunt generate din șabloane, păstrate într-un spațiu de lucru și în arhivă și semnate electronic, iar documentele pe hârtie care încă ajung se scanează și se procesează prin OCR.
Platforma acoperă principalele domenii interne ale instituției:
- Resurse umane: dosarul angajatului, fișe de post, contracte de muncă, concedii, pontaj, delegații, bilete de voie, ore suplimentare, evaluarea performanțelor și planuri de formare.
- Recrutare și concursuri: proceduri de angajare, promovare și stagii, de la anunț la evaluare.
- Audiențe și portal extern: programări, calendare ale registratorilor și ale conducerii, cereri ale cetățenilor și candidaților.
- Achiziții și financiar: referate de necesitate, planuri de achiziții, proceduri, contracte, decontări, facturi și extrase de trezorerie.
- Control intern, audit și arhivă: registrul conflictelor de interese, control managerial intern, audit și copii de arhivă.
- Managementul proiectelor: proiecte, finanțare, parteneri și bugete.
- Documente și semnare: scanare și OCR, spațiu de lucru, fluxuri ad-hoc și semnătură electronică.
- Administrare și integrări: utilizatori, roluri, structură organizatorică, servicii și acte normative, cu legături către directorul corporativ și autentificarea unică, registrul național de evidență a salariaților, sistemul de facturare electronică și platforma de e-learning.
Observații despre implementare
Lucrul a urmat procedura proprie a instituției: analiza fluxurilor existente, proiectarea fiecărui proces, dezvoltare, testare, instruirea utilizatorilor și punerea în producție. Au fost mapate aproximativ treizeci de procese, majoritatea interne, iar fiecare a fost validat cu departamentul care îl deține, precum resurse umane, economic, control intern, managementul proiectelor și audiențe, înainte de a fi construit.
Rolurile și permisiunile urmează structura organizatorică, astfel că fiecare vede doar ce ține de funcția sa, iar autentificarea unică menține accesul aliniat la directorul existent. Platforma rulează pe un appliance virtual în mediul propriu al instituției, ceea ce a îndeplinit cerințele de securitate și de date. Testarea de acceptanță a acoperit douăsprezece arii funcționale prin 45 de scenarii, toate acceptate, și a fost urmată de instruirea administratorilor și a utilizatorilor.
Rezultate și impact
Instituția își rulează acum procesele interne pe o singură platformă digitală, cu urmă clară a fiecărei cereri, de la înregistrare la aprobarea finală.
Rezultate operaționale:
- Un singur loc pentru fiecare cerere. Concedii, delegații, bilete de voie, ore suplimentare, evaluări, achiziții și alte cereri interne urmează același flux ghidat și aceeași vizualizare de stare.
- Documente și semnături digitale. Formularele sunt generate din șabloane, păstrate într-un spațiu de lucru și semnate electronic, ceea ce reduce tipărirea și circulația manuală.
- Istoric complet de audit. Fiecare pas, utilizator și dată sunt înregistrate în istoricul cererii, ceea ce simplifică controlul intern și auditurile.
- Vizibilitate asupra volumului de lucru. Panourile de control arată cererile deschise și timpul petrecut pe fiecare pas, astfel încât blocajele pot fi observate și tratate.
Rezultate de business:
- Procese coerente. Aceleași reguli se aplică în fiecare departament, aliniate la procedurile interne și la actele normative.
- Servicii mai rapide și mai transparente. Cetățenii și candidații fac programări la audiențe și se înscriu online prin portalul extern.
- Raportare mai bună. Conducerea primește informații sigure despre timpii de procesare și activitate, pe baza datelor colectate pe măsură ce se lucrează.
- Bază pentru digitalizarea în continuare. Procese noi pot fi adăugate pe aceeași platformă, fără a porni de la zero un nou proiect.
Lecții învățate și concluzii
Digitalizarea muncii interne înseamnă în primul rând să te pui de acord asupra procesului înainte de a-l construi. Validarea fiecărui flux cu departamentul care îl deține a evitat refacerile și a construit încrederea utilizatorilor.
Începutul cu procese frecvente și bine definite, cum sunt cele de resurse umane, a făcut rezultatele vizibile rapid, iar o structură comună de roluri, documente și stări a făcut fiecare proces ulterior mai rapid de modelat. În final, conectarea platformei la sistemele existente de identitate și la cele naționale a împiedicat-o să devină încă un instrument izolat.
