Sarichioi se află pe malul dobrogean al lacului Razim, în județul Tulcea. Prin proiectul „Simplificarea procedurilor administrative la nivelul Comunei Sarichioi” (cod MySMIS 154984), finanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capacitate Administrativă, comuna și-a propus să reducă birocrația pentru locuitori acționând simultan de ambele părți ale ghișeului — front-office și back-office.

Situația inițială

Evidențele comunei erau în mare parte pe hârtie. Primăria deținea arhive fizice de uz intern, organizate în unități arhivistice, iar documentele cu valoare operațională curentă erau păstrate îndosariat în compartimente. Existau și instrumente digitale, dar doar ca aplicații izolate — una pentru registrul agricol, alta pentru documente — fără identitate comună, fără date comune și fără un punct unic de intrare pentru cetățean.

Principalele probleme identificate:

• Arhive pe hârtie, unde regăsirea depindea de localizarea fizică a dosarului
• Documente operaționale ținute în dosarele compartimentelor, nu într-un depozit comun
• Aplicații moștenite separate, fără interoperabilitate între ele
• Riscul real de a replica online formularele de hârtie, în loc de a regândi serviciul
• Lipsa unei identități electronice a cetățeanului și a unui spațiu privat în care să-și urmărească dosarele

Soluția

Vision a livrat o platformă integrată de servicii electronice pentru competențele partajate ale comunei — ordine și siguranță publică, beneficii de asistență socială, registrul agricol, taxe și impozite și urbanism. Cetățenii folosesc un portal extern care funcționează și ca aplicație mobilă și în mod infochioșc; funcționarii lucrează în portalul intern de back-office; în spatele lor stau componenta de integrare și orchestrare și o consolă unică de administrare.

Două principii au ghidat proiectarea. Serviciile au fost construite în jurul a ceea ce vrea să obțină locuitorul, nu ca o copie digitală a formularului de hârtie. Iar informația pe care administrația o deține deja se introduce o singură dată — principiul „o singură dată” — astfel încât identitatea electronică a cetățeanului și spațiul său privat virtual duc datele mai departe de la o cerere la alta. Autentificarea unică le dă funcționarilor un singur set de credențiale pentru toate modulele, cu drepturi derivate din organigramă.

În paralel, circa 100.000 de pagini din arhiva comunei au fost retrodigitizate la 600 dpi în PDF/A căutabil, cu zece până la douăzeci de metadate culese pentru fiecare tip de document, apoi încărcate în arhiva operațională a platformei printr-un conector dedicat și legate mai departe de o arhivă electronică autorizată conform legii.

Cum s-a implementat

Proiectul s-a derulat pe douăzeci de săptămâni, în cinci etape care s-au suprapus: livrarea echipamentelor și licențelor, analiză și proiectare, configurare și testare iterativă, pilot cu acces restrâns și instruire.

• Pilot înainte de producție – platforma a intrat întâi în uz pentru un grup limitat de utilizatori, astfel încât fluxurile să fie corectate pe cazuri reale înainte de trecerea întregii comune.
• Arhiva, tratată ca disciplină separată – retrodigitizarea s-a făcut în centre de procesare autorizate, cu desfacerea a cel mult 15% din unitățile arhivistice, pentru protejarea originalelor.
• Instruire neobișnuit de amplă pentru o administrație mică – 30 de persoane instruite, între care un ales local și zece cu funcții de conducere, fiecare cu minimum 16 ore de curs, plus trei administratori de sistem și cinci formatori interni.

Rezultate și impact

Sarichioi a încheiat proiectul cu o platformă de servicii funcțională și cu un deceniu de hârtii devenite căutabile.

Rezultate cantitative:

• Cinci domenii de servicii digitalizate — ordine și siguranță publică, asistență socială, registrul agricol, taxe și impozite, urbanism
• ~100.000 de pagini de arhivă retrodigitizate la 600 dpi, indexate și căutabile
• 30 de angajați instruiți, cu 16 ore de curs fiecare și cinci formatori interni certificați
• Licențiere nelimitată ca număr de utilizatori, cu drepturi perpetue și trei ani de garanție și suport

Rezultate calitative:

• Locuitorii depun și urmăresc cereri dintr-un spațiu privat, fără să revină la ghișeu pentru a afla stadiul
• Documentele arhivate se regăsesc prin căutare, nu fizic, iar originalele sunt manipulate mult mai rar
• Funcționarii lucrează într-un singur sistem, cu un singur set de credențiale pentru toate modulele
• Comuna păstrează o capacitate internă de instruire, în loc să depindă de furnizor

Ce am învățat

Cea mai importantă decizie la Sarichioi a fost refuzul de a digitaliza hârtia așa cum era. Reconstruirea serviciilor în jurul rezultatului și aplicarea principiului „o singură dată” sunt cele care au transformat un formular online într-o simplificare reală. A doua lecție ține de arhivă: digitalizarea documentelor vechi în paralel cu platforma, nu după ea, a făcut ca funcționarii să aibă istoricul disponibil în aceeași interfață din prima zi de producție.